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溢れ出る加齢臭

カレー臭に加え加齢臭が溢れ出る年齢になりました。

業務メールの書き方

部下のメールの書き方がイマイチだなと思ったのだけど、そもそも仕事でのメールの書き方について社内に決まったルールはなく、特にそういう指導をするようにも要請されていない。


僕自身、これまで指導されてきたものでもなく、仕事でいろいろな人達とメールをやりとりする中で、自分のルールをいくつか作り上げてきたので、覚書として記しておきたい。


基本的には社外宛のメールに対するルールである。

差出人は、日本語で社名+個人名とする

たまに差出人が個人名だけの人がいるけれど、会社の人間としてメールを出しているので、差出人は社名+個人名としている。会社によっては個人名+社名という場合もあるが、会社のアピールを含めて社名を先にしている。
海外とのやりとりをしたことがないので、英文用の差出人設定はしていないが、その時は個人名+社名にするのかな。

件名は、伝えたい内容の要約とする。

メールを読む時間が先方にとれない場合でも、件名だけである程度のことが分かるように、件名を要約にしている。
頭に【】で囲んで、何の種類のメールか、先方にとって欲しい対応がわかるようにしている。例:【送付】【要返信】【お願い】【要確認】【連絡】【お尋ね】など

具体例:打ち合わせについて→【要調整】【要返信】次回○○の打ち合わせの日時

【】で囲むのは、某省の官僚が使っていたので、それをいただいた。

メールの最初は送信先の名前を書く。

メールをccを含めて複数人に送っている場合に、誰に送っているかをメール本文で知ってもらうため、メールの最初は、相手の名前を書いている。ccがある場合は、改行してカッコ書きで書く。
例:
○○株式会社 △△事業部 □□課 ***様
(cc:×××様、弊社ほげほげ様)

自分の名前は書かない(署名だけ)

送信先の名前のあと、○○です、と自分の名前を名乗る人もいるが、僕はそれは名乗らない。差出人でわかるから行数の無駄遣いだと思う。
ただし、問い合わせなどで、初めてメールを書く相手には、株式会社○○の○○と申します、と名乗るようにしている。

1行20文字程度で改行する。

MLの頃からの習慣だけど、メールを読むとき、横に視線を送らなくても読めるように、1行20文字程度で文節や単語の区切りで改行している。

引用返信はしない

大学院時代、ゼミの先生にこれをやって叱られたことがあるので、これはやらない。ふざけた印象があるのだそうだ。実際にビジネスでやっているのを見たことがないし、僕もほとんどやったことはない。引用返信するときは、そのほうが伝わりやすい場合のみ。その際は冒頭に「引用返信で失礼致します」と書いている。

返信の際の引用文は消さず、その上に返信内容を書く

メールのシステムによっては、何に対する返信かわからない場合があるので、下に残している。ただし、返信を使って別の内容のメールを書くときは消している。

本文はスクロールしなくても分かる程度の分量にする

長々とメールは書かず、スクロールしなくても分かる程度の分量にする。それ以上の分量になりそうなときは、大抵、資料レベルになってしまうので、Wordの資料を添付している。

引用文の上に署名

メールの終わりが分かるように、こうしている。

社内と社外で差出人や署名を変える

社外メールには、差出人を社名+名前としているので、社内メールには社名をとった名前だけの差出人にしている。同様に署名も社外用には社名や住所、ウェブサイトなどを書いているが、社内向けには名前と部署名、メールアドレス、内線電話のみ示したシンプルな署名にしている。

ちなみに、メーラーThunderbirdを使っている。(会社のメールはGmail


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