会社のファイルサーバーをSharePoint onlineにしたかった

社長命令により6月から会社のファイルサーバーのクラウド移行を検討した。
移行するデータは7TBほどあり、かつ毎年600GBずつデータ量が増える。4年以上前のデータはほとんどアクセスされないので、NAS保管でもよい。
この条件でクラウドの候補として、SharePoint、Online(以下、Onlineは省略）Google Workspace、Dropbox、Boxの4つが候補に上がった。
弊社のIT周りの他条件としては、メール、カレンダーはGoogleを、Microsoft Officeは365 Appsをサブスクで契約している。このうち、メールはすでに30GBを使い果たす人が出始めているので、見直しが迫られている。Gmailに移行してから何でもかんでもメール添付する風潮が増えているのが悪いというのはある。僕は社内からの添付ファイル、および客先からの2年以上前の添付ファイル付きメールはすべてゴミ箱に捨てているので、13GBほどに収めている。

Googleは個人、組織合計で1人あたり2TB使えるので、容量としては充分である。Gmailのためにstarter契約しているので、その倍の金額を支払えばスムーズに移行できる。メールの容量不足も解消されるとともに、個人でも持っている写真データなどもすべてクラウドに移せる。問題点はナレッジマネジメント上必要なファイル内の全文検索機能がOfficeファイルは適用外であることと、PDFも不完全であるため、過去の成果品をDOCS形式に変換しなければならないことだろう。

Dropboxはスタンダードプランで5TB、プレミアムで無制限となる。スタンダードプランでNASと併用したとしても、GmailとOfficeの費用を別途支払うと、コストが高くなる。

Boxは容量無制限で、Dropboxのプレミアムより安いのだけど、スタンダードよりは高い。セキュアな環境は魅力的だか、弊社にはオーバースペックである。日本では大手SIerが代理店になっているようなので、大企業向きに感じた。個人用を使った経験では、同期が遅いのが気になった。

SharePointは365 Appsでは1TB、365 Standardでは1TB+契約人数×10GBの容量なので、到底足りない。Sharepointの容量を拡大しようにも1GBあたり月額22円とのことなので、1TBで22000円となり非常に高額となる。代わりの方策として、共有用に365 basicのアカウントを作ってファイルサーバー代わりにすると、1TBあたり月額540円で運用できる。

コスト面では365 basicを導入するのが安い。しかしメールの容量不足が解消されない。365 Appsで運用している職員アカウントをStandardに上げるとメールをOutlookに移行することでメールボックスの容量が50GBまで拡大する。Exchangeサーバーなので、受信箱にダウンロードして、サーバーから消すこともできるだろう。つまり365から逃れられない以上、運用上はメールもカレンダーもすべてMicrosoftに移行した方が費用節減効果は高い。

しかし、共有用の365アカウントから各人にOneDrive共有を設定するのは面倒である。共有用アカウントは毎年1アカウントずつ増やすため、この作業を毎年行うのは大変だ。さらにGmailの前に運用していたOutlook2000でのメール運用が使いづらいという理由でGmailになった経緯もあったため、社内のOutlookへの拒否反応は大きい*1。実際、Windows10のOutlookは使いづらい。また、社内の施設予約もGoogleカレンダーとGASで作っているので、SharePointでの作り直しが必要となる。

結局、導入しやすさと費用を天秤にかけてGoogleにした。

Google Workspaceはメール、カレンダー、チャット、Web会議、ドライブ、Docsなどそれぞれ機能は揃っている。ただ、あるものを寄せ集めた感があって、仕事を進めるという観点では機能不足で連携が足りないように見える。また、MS Officeとの連携はほとんどない。PCからはパソコン版Googleドライブ経由でGoogleドライブ内のファイルをOfficeで開くことができても、スマートフォンやタブレットでは開けない。その点でMicrosoftの方が魅力的だった。でもMicrosoftの方も機能がありすぎてわからない、ドキュメントの所在や内容がわかりづらく、弊社に必要な機能でさえも使いこなせない恐れがあるのは気になった。そのためにコンサルを雇うこと自体が本末転倒だろう。

MS Officeを常用している弊社としては、Microsoftに統一するのが最も効率的である。使いこなすのは難しいながらもSharepointを使って社内の各種システムをアップデートしたかったし、Teamsを使って仕事をしてみたかった。

社内のアクティブディレクトリもクラウドに移して、社内から一切のサーバーをなくしてみたかった。しかし、社内の情報システム担当から、やり方がわからないという理由で、検討することなく拒絶された。

*1:その筆頭はぼく自身であり、ぼくは長らくThunderbirdを使っていた