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溢れ出る加齢臭

カレー臭に加え加齢臭が溢れ出る年齢になりました。

Excel方眼紙はセル参照をちゃんとやってれば便利だと思う

記者の眼 - 「Excel方眼紙」の何が悪い?:ITpro

Excel方眼紙がWordより重宝するのは、データから流し込むのが楽だということと、1ページに収まるように縮小して印刷できることで、嫌われるのは"Excelは、行の高さや列の幅を途中では変えられない"ことだと思う。

個人的にはExcelで資料を作るのは好きではないのだけど、申請書や申込書などA4版数枚程度の定型文書を作成するには便利だと思う。その利点はブックマークコメントに書いた通りなのだけど、これは一方でWordの表の不便さに起因する。

思うにWordの表はこういうデメリットがある。

  • 先に紙の大きさを決めてしまうので、A4より少し大きな表を作って縮小印刷することが極めて困難である
  • セル内の余白をあらかじめ作っていることと、(設定しなければ)行間が広いので、限られたセル内に記入できる情報が少ない
  • セル参照が難しい(フィールドを使えばできるのだろうが、それは無茶というもの)
  • 行・列が多くなると途端に動作が重くなる


僕の勤め先では、社内外に提出する定型文書は一部を除き、ほぼすべてExcelで作成されている。中にはExcelである必要がない文書もあるけれど、Excelで作っていると便利な文書としては以下の文書がある。

  • 週末精算書や仮払申請書、物品購入申請書など金銭に関わる用紙、及び勤務時間表(合計がSUMで計算できるから)
  • 外注申請書(請書や請求書などで構成)など複数の用紙に同じ会社名や金額などを記入する用紙(1つ記入すれば、同じ内容を記入するセルはすべてセル参照で処理するため)
  • プロジェクト毎の採算管理表(経費・人工計算書)(合計金額や人工計算と、同じ内容を複数シートに記入することから)

Excel方眼紙は表示・印刷用のフォーマットとして扱い、中に入れるデータは、別シートに表として整理すれば、便利だと思うんですけどねえ。

余談

今年度関わった仕事で、高速道路の路線図をExcel方眼紙上に書いている資料をみかけた。線はセルの枠線で表現して、ICやJCT名はセルを6つ結合してその上に書いているものである。ちなみにこの資料は60%縮小でA3横サイズで印刷することを想定している。
f:id:tessy3:20140326115456p:plain
よくこんなの作ったなという感想と同時に、少し作り替える必要があったので、こりゃ難儀するなとも思った。そしてなぜExcel方眼紙で作ったのか、とも思ったのだけど、よく見ると、ICとICの間に★や●がついている箇所があり、それを別のセルで集計したのである。つまり、★や●で示される箇所で何かをすることになっており、全体でそれが何箇所あるかを路線別に集計していたのである。Excel上に描くのは正直見づらいし、路線図を書くなら、Illustratorを使った方が美しく描けるけれども、資料の目的が全体で何箇所、各路線で何箇所あり、具体的にどこで行うのかを示すことが目的にあるのなら、これが一番効率的なんだと気づいた。